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02. April 2024 Florian Kappert
Credit Management für Finance Executive 8 Min.
Beim Kreditmanagement (oder Credit Management) lastet auf Ihren Schultern eine ganze Menge Verantwortung für Ihr Unternehmen. Dieser Last begegnen Sie mit einer ganzen Menge Know-how. Zu diesem Know-how gehört, dass Sie und Ihr Team nur mit brachialem Aufwand die Effizienz Ihrer Kreditmanagement-Prozesse bewahren können - oder dabei vielleicht sogar Abstriche in Kauf nehmen.
Was Sie sich womöglich noch nicht ganz klar gemacht haben, ist, dass das mit einer geeigneten IT-Unterstützung überhaupt nicht so sein muss.
Die Risikobewertung eines Kunden ist üblicherweise ein Potpourri aus externen Scoring-Daten, eigenen Zahlungserfahrungen und Bauchgefühl. Im Schnitt wird die Einschätzung schon ungefähr stimmen. Wünschenswert wäre eine punktgenaue Bewertung, doch aufgrund verschiedener Faktoren ist die nicht ohne Weiteres möglich. Denn wie soll man beim Credit Scoring an tagesaktuelle Daten kommen, die ein realistisches Bild über einen Kunden liefern?
Informationen von Auskunfteien
Externe Daten werden in großen Abständen erhoben und können spontane Veränderungen (die positiven wie die negativen) gar nicht erfassen. Kleinste Veränderungen, die womöglich eine Rolle spielen (z. B. wenn ein Geschäftsführer wechselt), fließen nie mit ein, haben aber unter Umständen einen massiven Einfluss. Welche Parameter werden von externen Auskunfteien erhoben und sind die für Ihre Branche, für Ihren Kunden, für Ihre eigenen Interessen tatsächlich immer relevant?
Die Aussagekraft externer Daten ist reduziert auf Basisinformationen und neutrale Fakten - Auskunfteien können keine Markteinschätzungen vornehmen. Die erhobenen Daten sind also nur bedingt aussagekräftig.
Intern erhobene Daten
Mit eigenen Scoring-Daten können Sie dem ein Stück weit begegnen. Weniger aus der Vogelperspektive, vielmehr in Nahsicht kommen hier branchenrelevante und unternehmensrelevante Parameter zum Tragen, mit je unterschiedlicher Gewichtung.
Und an diesem Punkt trennt sich sehr gutes von durchschnittlichem Credit Scoring. Denn für eine flexible Gewichtung, für eine Anpassung an Marktbedingungen müssen Sie die befragten Parameter individuell einstellen und auch spontan anpassen können. Kleinste Veränderungen bei Ihren Kunden können eine massive Auswirkung auf dessen Kreditwürdigkeit haben und Einfluss auf den Geschäftsabschluss nehmen.
Doch leider lassen die üblicherweise genutzten Lösungen für das Credit Scoring eine solche Flexibilität und Gewichtung nicht zu.
Erfahrung und Bauchgefühl
Oft sind es Ihre Vertriebsmitarbeiter, die zum Zeitpunkt des Geschäftsabschlusses entscheiden müssen, welches Risiko Ihr Unternehmen einzugehen bereit ist. Sie verfügen über die nötige Erfahrung mit der Branche und dem Kunden, und auch über das Bauchgefühl, das idealerweise unterstützt wird durch die oben beschriebenen Daten.
Meist holen sie sich diese Daten von der Buchhaltung - und müssen oft länger, als ihnen lieb ist, auf diese Rückmeldung warten. Also verzögern sich Abschlüsse oder werden auf Basis von Einschätzungen vorgenommen. Die nicht falsch oder schlecht sein müssen - aber eben auf validerem Boden entstehen könnten.
Mit einer modernen Lösung fürs Kreditmanagement sorgen Sie in allen 3 Bereichen für mehr Genauigkeit.
Der externe Score Ihrer Partner-Auskunftei wird über eine Schnittstelle abgerufen und separat abgebildet. Wenn sich die Risikoeinschätzung dieser externen Quelle ändert, werden Sie über dieselbe Schnittstelle automatisch informiert.
Die Parameter, die Sie selbst erheben, können Sie jederzeit flexibel ändern, anpassen und gewichten. Eine Aktualisierung der Daten wird automatisch vorgenommen - nichts muss mehr manuell in eine Scorecard übertragen werden mit anschließender Rückübertragung ins ERP-System.
Sie, Ihre Mitarbeitenden und auch das Vertriebsteam haben alle Kundendaten mit wenigen Klicks auf dem Schirm, auch mobil. Gebündelt an einer zentralen Stelle ist das Zahlungsverhalten, die komplette Historie eines jeden einzelnen Kunden transparent abgebildet und der abstrakte Score in einer übersichtlichen Risikoklasse dargestellt, die eine einfache Interpretation zulässt.
Den Kunden und das Risiko im Überblick
Die Risikobewertung beim Kreditmanagement erfährt sehr viel mehr Genauigkeit, Flexibilität, Aussagekraft und wird reduziert von den vielen manuellen Aufwänden, die das Ganze üblicherweise so mühsam macht.
Eine wichtige Stellgröße beim Kreditmanagement ist das Kreditlimit. Häufig ist es ein Stolperstein für einen neuen Geschäftsabschluss - mit gutem Grund, schließlich kennzeichnet es eine Linie, die nicht überschritten werden darf, sonst blockiert das ERP-System den Abschluss.
Ein weniger gewünschter Stolperstein ist, dass so ein festgelegtes Kreditlimit nicht ohne Weiteres verändert und angepasst werden kann. Obwohl es im gegebenen Fall richtig und wichtig wäre, um dem einzelnen Kunden gerecht zu werden. Marktbedingungen (s. o.) können sich spontan ändern, ein starres Limit führt allzu oft zu unnötigen Blockaden.
Doch mit Limitanpassungen sind interne Absprachen verbunden, Anpassung von Kreditrichtlinien, Freigabeprozessen und Auseinandersetzungen mit dem Vertrieb. Und oft gleicht die Suche nach der Antwort auf die Frage, warum zu welchem Limit welche Entscheidung getroffen wurde, einer Irrfahrt durchs Unternehmen.
Der Aufwand ist immens und alles andere als effektiv.
Für einen effektiven Limitprozess sind Sie auf zwei Dinge angewiesen: aktuelle und valide Kundendaten und einfache Wege der Abstimmung. In beiden Fällen kann Ihnen eine moderne Kreditmanagement-Lösung helfen, wie oben bereits für die validen Kundendaten beschrieben. Und das gilt auch für eine einfachere Abstimmung:
Denn der Limitprozess ist in den meisten Unternehmen eine umständliche Angelegenheit. Die Umstände fangen an bei der Tatsache, dass nicht jeder ein neues Limit beantragen kann, so berechtigt dessen Antrag auch wäre. Dann gleicht der Freigabeprozess einer Odyssee durchs Unternehmen (vgl. Artikel Kreditlimit von Kunden anpassen). Und meist ist eine Anpassung der Kreditrichtlinien nötig, doch da die programmiert sind, ist auch dies nicht ohne Weiteres möglich.
Mit einer flexiblen Kreditmanagement-Lösung schon. Sie verwalten Ihre Kreditrichtlinien (auch mehrere, z. B. je Geschäftsbereich) selbst, konfigurieren eigenständig, wer im Unternehmen automatisch in Freigabeprozesse involviert wird, und kommen ohne Umwege und nachvollziehbar dokumentiert zu einem neuen Limit.
Leicht gemachter Limitprozess
Die größte Blockade für ein effizientes Debitorenmanagement sind die internen Prozesse der Forderungsbearbeitung. Sobald ein Zahlungseingang ausbleibt, müssen die Gründe intern geklärt werden. Die ganze dem Mahnlauf vorgelagerte Offene-Posten-Klärung ist Dreh- und Angelpunkt für den zeitnahen oder verzögerten Zahlungseingang und der größte Bremsklotz.
Denn die interne Klärung ist eine komplexe Angelegenheit und hält eine Menge Ihrer Mitarbeitenden auf Trab, abteilungsübergreifend, über die Standorte und womöglich auch Ländergrenzen hinweg. Weil das ERP-System dafür keine geeignete Funktion vorhält, müssen Ihre Mitarbeitenden die Informationen darüber, wer mit dem Kunden was wann abgesprochen hat, mühsam zusammentragen.
Da für diese Absprachen unterschiedliche Medien genutzt werden (vom Telefonat zur handschriftlichen Notiz zur mündlichen Absprache etc.), ist dieses Vorgehen extrem aufwendig und durch manuelle Aufwände belastet. Es müssen Excel-Listen gepflegt, herumgereicht und aktualisiert, Mahnstopps einzeln gesetzt und aufgehoben werden - Letzteres wird oft genug vergessen. Manuelle Aufwände bedeuten immer Fehlerquellen und Ineffizienzen und darüber hinaus eine große Belastung für Ihre Mitarbeitenden.
Wenn Sie fürs Kreditmanagement eine zentrale Plattform nutzen, auf der Sie neben allen relevanten Kundendaten auch die ganze Kommunikation um einen Debitor abbilden, vermeiden Sie Medienbrüche bei der internen Absprache und Abteilungsgrenzen, an denen Prozesse ins Stocken geraten.
Mithilfe von konfigurierbaren Workflows legen Sie fest, wie im Falle eines Zahlungsverzugs automatisch vorzugehen ist, wann ein Mahnstopp gesetzt oder aufgehoben werden soll, wer bei der internen Klärung einbezogen und wann ein Vorgang eskaliert werden soll.
Die OPOS-Liste in Excel-Format wird überflüssig.
Reduzierte manuelle Aufwände durch konfigurierbare Workflows
Besseres Risikomanagement
Durch die genauere Risikobewertung können Sie die richtigen Risiken eingehen und dadurch das Unternehmenswachstum fördern. Sie sorgen für einen anpassungsfähigen Limitprozess, der Ihnen zum einen manuelle Aufwände einspart und zum anderen dem einzelnen Kunden eher gerecht wird.
Gesteigerte Effizienz
Bei internen Absprachen rund um Kreditlimits und offene Posten entstehen deutlich weniger manuelle Aufwände und Kommunikationsschleifen. Folglich gehen Mahnungen auf täglicher Basis statt blockweise raus und Zahlungen früher ein, was zu einer gesteigerten Liquidität und zu einem reduzierten DSO führt.
Entlastete Mitarbeitende
Ihre Mitarbeitenden in der Debitorenbuchhaltung sind entlastet von zeitraubenden und repetitiven Routineaufgaben und können sich anderen wertschöpfenden Aufgaben zuwenden. Eine skalierbare Lösung schont Ihre personellen Ressourcen und macht Sie insgesamt personell unabhängig.
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Prozesse im Kreditmanagement sind oft ineffizient und darum kostspielig.
Gründe hierfür sind die ungenaue Risikoanalyse, der aufwendige Kreditlimitprozess und die mühsame Offene-Posten-Klärung.
Mit der richtigen Lösung fürs Kreditmanagement hebeln Sie alle 3 Faktoren aus.
Zu den Folgen gehören das bessere Risikomanagement, die gesteigerte Effizienz der debitorischen Prozesse und die entlasteten Mitarbeitenden.
Außerdem sorgen Sie für einen unternehmensweiten Standard beim Debitorenmanagement, über Standort- und Landesgrenzen hinweg.
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