17. November 2023 Nils Müller
Mahnwesen für Buchhalter 7 Min.
Mahnungen gehören für viele Unternehmen zum Geschäftsalltag, um säumige Kunden zur Zahlung einer offenen Rechnung aufzufordern. Es kann allerdings immer wieder vorkommen, dass die Forderung unberechtigt oder fehlerhaft ist oder bereits bezahlt wurde. In einem solchen Fall ist es ausgesprochen sinnvoll, sofort einen Widerspruch gegen die Mahnung einzulegen.
Wir erklären in diesem Artikel, wann ein Kunde einer Mahnung widersprechen kann und was es dabei zu beachten gilt. Zudem geben wir Ihnen am Ende praktische Tipps, wie Ihr Unternehmen fehlerfreie Mahnungen erstellen kann.
Für gewöhnlich gibt es einen triftigen Grund, weshalb es zum Widerspruch gegen eine Mahnung kommt. Deswegen ist es wichtig, vorab alle Inhalte genau zu prüfen, sei es als Kunde, der die Mahnung erhält oder als Unternehmen, das die Mahnung ausstellt.
Kunde und Unternehmen sind sich manchmal nicht einig, ob eine Forderung oder Rechnung überhaupt berechtigt ist. Es geht um die sogenannte strittige Forderung. Der Kunde gibt beispielsweise an, er habe die Lieferung nicht oder nur teilweise erhalten. Im Rahmen des Streit- und Mahnprozesses kommt es dennoch oft zu einer Mahnung.
Ein anderer typischer Fall ist, dass die ursprüngliche Rechnung fehlerhaft war, aber der Kunde sich nicht die Mühe machte, der Rechnung zu widersprechen oder sie zurückzuweisen. Stattdessen setzt er die Zahlung im Glauben aus, dass eine korrigierte Version kommt. Nach Ablauf der Zahlungsfrist kommt es dann jedoch zur Mahnung und zum Widerspruch.
Manchmal gibt es zudem die Situation, dass ein Unternehmen einen Kunden mahnt, obwohl die Rechnung bereits bezahlt ist. Hierfür kann es wiederum viele Gründe geben, etwa ein Fehler im Abrechnungssystem. Im Folgenden wird der interne Mahnprozess angestoßen und der Kunde legt einen berechtigten Widerspruch gegen die Mahnung ein.
Zunächst ist es wichtig, zwischen Mahnung und Mahnbescheid zu unterscheiden. Ersteres ist nichts anderes als eine Zahlungsaufforderung eines Unternehmens, um einen Kunden bei Bedarf in Zugzwang oder Zahlungsverzug zu bringen. Abgesehen von Verzugszinsen und Mahngebühren gibt es rechtlich gesehen jedoch keine Konsequenzen.
Ein Mahnbescheid ist hingegen ein offizielles Dokument, das im Laufe eines gerichtlichen Mahnverfahrens durch ein Gericht zugestellt wird. Wenn ein Kunde darauf nicht reagiert, drohen weitere rechtliche Konsequenzen. Deswegen sollten sowohl Geschäfts- als auch Privatkunden einem unberechtigten Mahnbescheid frühzeitig widersprechen.
Die folgenden Fristen gelten bei der jeweiligen Mahnungsart:
Mahnung durch Unternehmen – im internen Mahnprozess frei definierbar
Mahnbescheid durch Gericht – Widerspruchsfrist von 2 Wochen nach Erhalt
Eine Mahnung durch ein Unternehmen und alle einhergehenden Fristen basieren auf reiner Kulanz. Wenn auf einer Rechnung ein Zahlungsdatum versehen ist, kommt ein Kunde in der Regel sogar ganz ohne Mahnung in Verzug.
Ist ein Kunde in Zahlungsverzug geraten, kann Ihr Unternehmen Mahngebühren und Verzugszinsen geltend machen. Hierfür ist kein gerichtlicher Prozess notwendig, aber es gibt dennoch gesetzliche Grenzen zur angemessenen Höhe. Rein willkürlich festgelegte Beträge sind natürlich nicht zulässig und wirken unprofessionell.
Die Höhe der Mahnkosten muss sich nach dem tatsächlich entstandenen Sachaufwand belaufen. Das umfasst unter anderem Kosten für den Ausdruck, den Umschlag und das Porto. Personalaufwände sind hingegen nicht zu berücksichtigen, diese sind durch das Unternehmen zu tragen. Im Normalfall sollten die Gebühren also je Mahnung bei 2 bis 3 € liegen.
Bei der Berechnung von Verzugszinsen unterscheidet man zwischen Privat- und Geschäftskunden. Erstere ergeben sich aus dem aktuellen Basiszinssatz plus 5 % Aufschlag p. a., säumige Unternehmen zahlen hingegen den Basiszinssatz zuzüglich 9 % Aufschlag. Die Berechnung erfolgt auf Tagesbasis. Zwar ist das Recht auf Verzugszinsen klar geregelt, dennoch führt dieser Punkt oft zu Streitigkeiten.
Wer eine unberechtigte Forderung bzw. Mahnung abwehren möchte, sollte einigen praktischen Schritten folgen. Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen können von den folgenden Tipps profitieren.
Mahnung prüfen: Lesen Sie sich erst den Inhalt der Mahnung genauestens durch. Stimmen alle Angaben zum Unternehmen, Rechnungsbetrag und Schuldner?
Widerspruch formulieren: Geben Sie alle relevanten Informationen an und nennen Sie, weshalb Sie einen Widerspruch gegen die Mahnung einlegen. Im Internet finden sich hierfür nach einer kurzen Suche zahlreiche Vorlagen.
Widerspruch verschicken: Je nachdem, in welcher Stufe sich das Mahnverfahren befindet, ist ein Widerspruch am besten per Einschreiben zu verschicken. Dadurch haben Sie einen klaren Nachweis zur korrekten Zustellung.
Der Widerspruch gegen einen gerichtlichen Mahnbescheid ist hingegen etwas formeller: Es gibt einen amtlichen Vordruck, der alle notwendigen Informationen abfragt. Beachten Sie die Widerspruchsfrist von 2 Wochen, da sonst weitere rechtliche Konsequenzen bis zur Vollstreckung drohen können.
Ein Widerspruch gegen eine Mahnung ist für Unternehmen besonders unangenehm, denn es folgen meistens hohe Zusatzkosten und der weitere Verlauf ist oft ungewiss. Deshalb ist es natürlich besser, wenn Mahnungen von Anfang an korrekt und widerspruchsfrei sind.
Die Basis für einen effizienten Mahnprozess sind korrekte Rechnungen und Mahnungen mit klarer Zahlungsfrist. Alle Informationen müssen stimmig und aktuell sein, damit die Kunden gar nicht erst einen Grund haben, einen Widerspruch gegen die Rechnung einzulegen. Hierfür sind konsistente Daten zwischen allen Abteilungen eine wichtige Voraussetzung.
Viele Unternehmen setzen heutzutage aus gutem Grund auf einen mehrstufigen Mahnprozess. Dieser hat sich im Laufe der Zeit als effizientes Mittel bewährt, um säumige Kunden zunächst an die Zahlung zu erinnern und später fordernder zu werden. Am Ende kann sogar der Schritt zum Mahngericht notwendig werden, falls ein Kunde weiterhin nicht zahlt.
Sollte es im Mahnverfahren zum Widerspruch kommen, kann es in manchen Fällen sinnvoll sein, einen direkten Kontakt zu suchen. Das gilt insbesondere im B2B-Geschäft, bei dem es nicht selten um hohe Summen geht. Im Idealfall wird ein Account-Manager oder Vertriebsmitarbeiter noch vor einer Mahnung zurate gezogen.
Heute ist es nicht mehr notwendig, jeden Schritt im Mahnprozess händisch einzuleiten und zu überprüfen. Moderne Systeme wie die AR-Automation-Software von Bilendo bilden den gesamten Prozess digital ab und leiten automatische Maßnahmen zum Mahnen und Nachverfolgen ein. Ihre Mitarbeiter müssen dann nur noch die strittigen Fälle klären.
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Mahnungen gehören für viele Unternehmen zum Tagesgeschäft dazu, die meisten Menschen kennen diese sogar aus dem privaten Alltag.
Es gibt zahlreiche Gründe, weshalb Kunden Widerspruch gegen eine Mahnung einlegen, so zum Beispiel bei unberechtigten, fehlerhaften oder bereits bezahlten Rechnungen.
Ihr Unternehmen sollte deswegen auf einen effizienten Mahnprozess setzen, damit es gar nicht erst zum Widerspruch kommt und hohe Aufwände deutlich reduziert werden.
Mit der modernen AR-Automation-Software können Sie einen automatisierten Mahnprozess aufsetzen, um Aufwände und Fehlerquellen zu minimieren.
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